Romain Granger

Les caractéristiques d'un salon professionnel

   1. Le positionnement d’un salon professionnel

Afin de s’assurer de la qualité et du visitorat et de manière plus générale de l’évènement lui-même, il faut que son positionnement soit clairement défini.

 

La clarté du sujet traité par l’agence organisatrice se traduit dans la nomenclature du salon. Elle se doit de suivre un ordre logique et d’être ciblée Elle assurera une qualité des entreprises présentes, des sujets traités et donc des visiteurs qui seront cependant moins nombreux.

 

Le positionnement et le sujet traités définissent également la périodicité de l’évènement. Il peut tout aussi bien s’agir de biennales, comme de salons annuels ou semestriels. Il arrive souvent que les salons ayant une périodicité éloignée soient des salons d’image, contrairement aux autres évènements plus orientés « business ».

   2. La date et la durée d’un salon professionnel

Le positionnement du salon et de l’agence qui l’organise, influence également la date et la durée de celui-ci.

 

En effet, suivant le secteur d’activité concerné et ses saisonnalités, il y a des périodes plus ou moins propice à la tenue d’évènements professionnels, même si les dates choisies ne font jamais l’unanimité.

 

Lorsque les salons professionnels se déroulent sur une longue période, le visitorat est plus répartit et donc moins nombreux sur chacune des journées, notamment le premier et le dernier jour.

De la même manière, le lundi n’attire que peu de visiteurs. Généralement, le mardi et le mercredi sont les jours les plus adaptés.

   3. Les visiteurs d’un salon professionnel

Pour leur participation à ces évènements, les exposants sont à la recherche de visiteurs qualifiés.

 

En effet, l’objectif des entreprises participantes étant souvent en premier lieu de faire des rencontres commerciales efficaces, ils se doivent d’être décisionnaires.

 

Ainsi, le qualitatif est souvent privilégié au quantitatif, excepté lorsque l’exposant est à la recherche unique de notoriété ou d’image.

   4. L’ancienneté d’un salon professionnel

A l’instar des produits traditionnels, les salons professionnels possèdent un cycle de vie. Même s’il est vrai que l’ancienneté d’un évènement peut être un gage de sécurité et de qualité, il faut être vigilant que ce dernier n’entre pas en phase de déclin. Il est donc important de savoir se renouveler continuellement.

 

A l’inverse, même si une première édition peut être risquée, elle est souvent source d’innovations et attire ainsi la curiosité des parties prenantes, sources de succès.

   5. Le lieu de déroulement d’un salon professionnel

Il s’agit ici de choisir entre une localisation en métropole et une localisation en région. Chacune des deux stratégies présente des menaces et des opportunités.

 

Dans un premier temps, les salons situés en métropole permettent de s’assurer d’un visitorat nombreux, mais généralement au déficit de la qualité. De plus, même s’ils sont plus accessibles par transport, il est difficile de trouver (rapidement) un emplacement pour se garer (il existe cependant des exceptions, telles que le Palais des Congrès à la Porte Maillot).

 

Dans un second temps, les salons implantés au niveau local disposent d’infrastructures plus modernes et d’un visitorat de haute qualité, notamment quand il s’agit d’un salon international. Cependant, la difficulté d’accès prive l’évènement d’un certain nombre de visiteurs qui ne se déplacent pas.

 

En plus du peu de transports, les coûts logistiques représentent un autre frein pour les visiteurs. Il est vrai, pour les salons en région il faut généralement ajouter aux frais de transport des frais d’hôtel et de restauration.

   6. La zone d’exposition dans un salon professionnel

La taille d’un salon et de sa surface d’exposition (nette et brute) peut être liée soit à une volonté de l’organisateur, soit à la progression de l’évènement au fil des années. Généralement, plus il connait le succès, plus sa taille est importante.

 

Alors que la surface brute correspond au nombre de mètres carrés loués par l’organisateur, la surface nette désigne quant à elle ceux qui ont été vendus aux exposants. D’après Xavier LUCRON, « le rapport entre ces deux surfaces est généralement de 2 : pour 1m² loué à un exposant, 2m² sont payés par l’organisateur au parc d’exposition.

 

Il en va de même pour le nombre d’exposants, qui peut également résulter soit du positionnement de l’organisateur (volonté d’organiser des salons à taille humaine, ou au contraire des salons de taille importante), soit du succès de l’évènement.

 

De plus, il existe des exposants directs et indirects. On parle d’exposants indirects en cas de co-expositions, c'est-à-dire lorsque plusieurs entreprises sont présentes sur un seul et même stand.

   7. Les prises de parole d’un salon professionnel

Les conférences et autres types de prises de parole apportent un contenu qualitatif et attractif aux salons professionnels.

 

Au-delà de permettre aux conférenciers experts de présenter leur savoir-faire et solutions, elles répondent aux attentes et préoccupations des visiteurs.

 

Même si elles n’attirent en moyenne qu’une centaine d’auditeurs, ces derniers sont avec certitude de haute qualité, surtout des conférences sont payantes (exemple : PCD Congress etc.).

   8. Le prix d’entrée pour la visite d’un salon professionnel

Contrairement aux salons grand public, l’accès aux salons professionnels est généralement gratuit et sur présentation d’une carte de visite.

 

Cependant, il arrive que certains soient payants (SIMI, Packinnove, etc.). Même si le visitorat est alors moins nombreux, le prix est proportionnel à la qualité de celui-ci.

 

 

L'organisation d'un salon professionnel

   1. La définition de la cible

Dans l’organisation d’évènements de manière générale, la première étape est de savoir à quelle typologie de cible s’adresser.

 

Il peut tout aussi bien s’adresser à des clients, des partenaires, des salariés internes…

En ce qui concerne les salons professionnels, la cible correspond d’une certaine manière aux clients de l’agence organisatrice.

 

Nous pouvons même affirmer qu’il y a plusieurs cibles : les visiteurs et les exposants.

Leurs caractéristiques exactes dépendront de la thématique choisie.

   2. Le choix de la thématique

Le choix de la thématique est fondamental. Arnault DU MOULIN DE LABARTHETE affirme même que « trouver un bon sujet et un bon titre sont bien souvent la clé de la réussite d'un événement ».

 

De ce fait, il est préférable d’en organiser un dont le thème est précurseur, et ne fait pas l’objet d’un effet de mode.

 

Il doit s’agir d’une thématique qui montera en puissance dans un avenir plus ou moins proche.

   3. Le choix du lieu

Le lieu de l’évènement doit correspondre au visitorat et aux exposants/intervenants ciblés.

Il doit également être choisi pour sa facilité d’accès, qui doit permettre de s’assurer d’une quantité suffisante de personnes présentes. Pour Arnault DU MOULIN DE LABARTHETE, "Le choix du lieu de l'événement est primordial. A la limite, c'est le premier élément dont il faut s'occuper, voire même avant le choix du sujet. Car il faut s'assurer d'une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située, c'est-à-dire bien desservie par les transports et dans une zone adaptée au public visé".

   4. Le choix de la date et des horaires

Le choix de la date est un élément important dans l’organisation d’un salon.

Il est vrai, certaines périodes sont à proscrire telles que les vacances scolaires, jours fériés, ou encore les lundis et vendredis.

 

Avant de prendre une décision, d’autres facteurs sont à considérer.

Il faut effectivement étudier l’environnement professionnel qui entoure l’évènement. Il s’agit de s’assurer qu’il n’y ait aucun concurrent aux mêmes dates ou pendant la même période.

 

Les périodes de grèves et la météo sont des critères fondamentaux à analyser pour s’assurer d’un maximum de visitorat.

   5. Le choix des intervenants

Une fois la cible et l’emplacement déterminés, il convient de sélectionner les conférenciers.

Cette démarche doit être effectuée le plus rapidement possible.

 

La qualité des intervenants lors des conférences est une clé de la qualité générale de l’évènement, qui doit être avant tout une source efficace d’informations et de conseils pour les visiteurs et l’ensemble des professionnels concernés.

 

L’animateur a également une grande importance. C’est lui qui dynamise les prises de parole et cadre les interventions.

 

C’est notamment lui qui doit s’assurer du respect du temps impartit (en générale 45 minutes).

 

De manière générale, la conférence se déroule en deux parties distinctes. La première est une partie de « discours » avec un support (slides, images, vidéos…). La seconde est une partie dédiée au système de « questions-réponses » pour plus de dynamisme, d’interactions, d’échange avec les personnes présentes. Cela permet de répondre directement aux problématiques des professionnels assistants aux conférences.

   6. Les répétitions

Afin de s’assurer de la qualité des interventions et des animations de conférences, il est fondamental de s’adonner à des répétitions quelques jours avant.

Elles permettent également de diminuer les risques techniques susceptibles de survenir.

   7. Les invitations

A cette étape de l’organisation, l’envoie des invitations peut commencer. En réalité, il faut envoyer les invitations au moment propice : ni trop tôt, ni trop tard.

Le moment idéal correspond à trois semaines avant son déroulement.

 

Parallèlement aux invitations courrier, l’invitation par e-mail est plus performante, moins coûteuse et plus responsable.

 

Il est vrai, au-delà de la réduction de papiers consommés et des économies d’impression et de routage, les invitations électroniques et les outils de gestion de contact qui y sont liés permettent une démarche de gestion des relations clients (il est alors possible de confirmer les inscriptions, d’effectuer des relances…).

 

Ajouté à cela, il est plus aisé de connaitre le nombre d’inscrits et de pronostiquer le nombre de présents le jour J.

 

Effectivement, il existe toujours un différentiel entre le nombre d’inscrits et le nombre de visiteurs présents le jour du salon.

 

D’après Arnault DU MOULIN DE LABARTHETE, 600 personnes répondent favorablement à un évènement gratuit organisé sur Paris pour 3000 envois.

 

Sur ces 600 contacts, seule la moitié se déplacera. Ainsi, un dixième des invités et la moitié des invités conformés seront présents.

   8. Badger les personnes présentes

Badger les personnes présentes le jour J permet de bénéficier d’un certain nombre d’avantages non négligeables, à la fois pour les exposants et pour l’agence organisatrice.

 

Grâce à ce système, il est alors possible de se réaliser des bases de données conséquentes et de réaliser un suivi post-salon.

 

Les exposants peuvent ainsi savoir qui est allé sur leur stand et par la suite adapter leur communication et maitriser leur retour sur investissements.

 

L’agence organisatrice pourra se servir des bases de données constituées pour communiquer avec les visiteurs (envoi d’un bilan du salon, d’un questionnaire de satisfaction, les informer des prochaines éditions et actualités…) et éventuellement les vendre ou les louer.

   9. Le cocktail de clôture

Le cocktail de clôture est important pour la convivialité et la qualité des rendez-vous commerciaux lors d’un salon.

 

Il permet aux professionnels présents de faciliter les rencontres pour mieux se connaitre et de discuter tout en réalisant des affaires.

   10. Le compte-rendu

Une fois l’évènement achevé, il faut envoyer à l’ensemble des participants (exposants, visiteurs, partenaires…) un compte-rendu par e-mail.

 

D’autres éléments sont également à envoyer, tels que les bases de données des visiteurs de chaque stand aux exposants correspondants, les slides des conférences, un questionnaire de satisfaction.

 

Parallèlement, il est pertinent de publier l’ensemble de ces données sur le site internet du salon. Les interviews réalisées ainsi que les conférences filmées peuvent elles aussi être mises en ligne.